Verasym System Designer

詳細編

[課題編]最新のドキュメントを探すのが困難

最新版のドキュメントがすぐに見つからない

最新版のドキュメントがすぐに見つからない

システム設計の業務では、何度も検討を重ね、求められる機能や品質を追求していくことになります。それにともない、設計に関するドキュメントも更新を繰り返すことになっていきます。そのためドキュメントの数は増大するばかり。さらに履歴管理のためコピーが繰り返されることで、最新版のドキュメントがどれなのか、見つけるのに手間取った経験はありませんか。 また、すでに稼働しているシステムのバージョンアップの場合においては、最終版のドキュメントをベースにして、手を加えていくことになります。その際においても、最終版のドキュメントを探すのに苦労していては、思うように作業が捗りません。

間違えて古いドキュメントを編集してしまうことも

間違えて古いドキュメントを編集してしまうことも

最新版のドキュメントがすぐに判別できないと、探すのに時間がかかってしまいます。つまり、時間のロスが生じてしまうのです。さらには、古いドキュメントを最新版と勘違いして、編集してしまう可能性もあります。古いドキュメントは、何らかの変更を加える以前のドキュメントです。そのドキュメントに編集を加えることは、以前に加えた変更の記述がドキュメントから抜け落ちることになります。また、プログラマーは最新版を確認している場合、古いドキュメントに加えた変更にはプログラマーが気づかず、プログラムに反映されないなど、新たなトラブルの可能性を秘めています。 最新版のドキュメントがすぐに見つけられること、すぐに判別できることは、作業効率の観点はもちろん、設計品質を維持する上でも重要な課題と言えるのです。

時系列でドキュメントを追うことも困難

過去のドキュメントは、客先(依頼先)や設計リーダーの指摘が反映されたものです。仕様変更が複数回発生した場合、その都度履歴が残されていれば、とある時点ではどの仕様だったのかを後で確認できます。また、どのような流れで変更が加わっていったかを順を追って確認することもできます。しかし、手作業による履歴管理では、やはりミスや漏れにより十分には管理できない場合が少なくないのです。

無造作にコピーされサーバーの容量を圧迫する・・

無造作にコピーされサーバーの容量を圧迫する・・

システム全体の履歴は、新たなフォルダーをつくり保管している場合も多いでしょう。この場合の課題の一つは、サーバーを圧迫しかねないということです。また、フォルダーの命名や配置のルールが徹底されていないことで、最新版がどれかわからなくなる原因にもなります。場合によっては、「最新版」と名の付いたフォルダーが複数存在する・・・といったケースもあるのではないでしょうか。これは運用により回避可能な問題ではありますが、その徹底は想像よりも難しいのです。
すでに多くの企業は、何らかの対策を検討し、取り組みを行っているに違いありません。大切なことは、現場のメンバーに過度な負担をかけないこと。そうしなければ、机上の空論になってしまうのです。

ドキュメントの履歴管理に起因する問題
  1. 最新版のドキュメントがすぐに見つからない。
  2. 間違えて古いドキュメントを編集。
  3. 時系列でドキュメントを追うことも困難。
  4. 大量のコピーがサーバーを圧迫、そして混乱を招く。
ドキュメントの履歴管理に起因する問題
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